Как составить акт дефектовки — образец и порядок оформления

На любом предприятии находится различное оборудование, которое имеет дефекты, серьезно нарушающие его функциональные возможности. Что делать с такой техникой? Составить дефектный акт. Этот документ поможет профессионально оценить состояние оборудование и его дальнейшую судьбу. Чтобы все было в рамках закона, следует ознакомиться с основными правилами и рекомендациями по составлению акта, а также скачать образцы актов.

Основное назначение дефектного акта

Дефектный акт (ДА) представляет собой первичный учетный документ, в котором фиксируются все недостатки материальных ценностей, числящихся на балансе организации, выявленные специально созданной комиссией. По сути, это экспертное заключение специалистов о возможности использования оборудования и инвентаря.

Для чего нужен документ? В процессе эксплуатации возникают различные поломки техники, выявляются дефекты, происходит физический износ. Возникает естественный вопрос: проводить ремонт или списать? Его решить можно только после профессиональной оценки состояния инвентаря, для чего проводится осмотр специалистами (экспертами). Именно в ДА отмечаются все выявленные недостатки и делаются соответствующие выводы. Только на основании их можно произвести затраты на ремонт или списать материальные ценности из-за выявленных дефектов.

Составляться акт дефектовки может при приемке техники и введении ее в эксплуатацию, во время проведения инвентаризации, при плановом осмотре, при появлении сбоев в работе оборудования. На основании этого документа составляется дефектная ведомость на ремонт оборудования или производится списание материальных ценностей. Если ДА отсутствует или составлен неправильно, то налоговый орган может не признать произведенные расходы или списание в бухгалтерском учете. Это приводит к доначислению базы налоговых выплат и штрафным санкциям.

Правила составления акта

Бухгалтерский учет в РФ регулируется Законом от 06.12.2011 №402-ФЗ, в т.ч. и в части составления ДА. Документ составляется по результатам осмотра дефектного инвентаря. Для этого назначается комиссия, включающая специалистов и представителей заинтересованных сторон. В результате проведения необходимой процедуры выявляются все дефекты и поломки, вносимые в таблицу. К акту дефектовки прилагаются, при необходимости, дополнительные экспертные заключения и техдокументы. Все члены комиссии должны подписать документ. Возражения оформляются в виде особого мнения члена комиссии, прилагаемого к ДА. Документ согласовывается с главным бухгалтером организации, и утверждается ее руководителем.

Вероника Петровская
Вероника Петровская
Юрист, специализация - гражданское право
Все выявленные дефекты исследуются по степени влияния на работоспособность и возможность устранения. Комиссия делает выводы о необходимости проведения ремонтно-восстановительных работ и их объема, а при невозможности дальнейшей эксплуатации – списании материальных ценностей.

Требования к содержанию дефектного акта

На законодательном уровне жесткой формы ДА не установлено. Каждое предприятие имеет право устанавливать ее самостоятельно или составлять в свободном стиле. Важно при этом соблюдать общие требования к содержанию, установленные п.2 ст.9 Закона №402-ФЗ. Следует также учитывать рекомендации Постановления Госкомстата РФ от 21.01.2003 №7. Как правило, ДА оформляется на бланке организации, но может писаться и на чистом листе формата А4. Документ включает перечень дефектов (поломок) в виде списка или таблицы с их описанием и возможность их устранения. В заключительной части делаются выводы о состоянии инвентаря и путях его дальнейшего использования (списания).

В текст ДА необходимо включить следующие пункты:

  • Наименование организации — владельца обследуемых материальных ценностей с указанием адреса расположения объекта и сведений о руководителе, утверждающем документ. Уточняется организационно-правовая форма и подразделение, в котором проводится процедура.
  • Полное и точное название обследуемого объекта с указанием инвентарного номера. Следует указать дату выпуска и ввода в эксплуатацию (постановки на баланс).
  • Состав комиссии с указанием ФИО, должностей и места работы. Указываются реквизиты приказа о ее назначении.
  • Сроки проведения осмотра и его особенности, в т.ч. используемые методики и приборы.
  • Перечень выявленных дефектов и их описание, степень их влияния на работоспособность всего объекта. Количественная оценка производится в общепринятых единицах. Формулировки должны быть четкими и технически правильными.
  • Выводы о работоспособности объекта, необходимости ремонта или списания.

Если форма ДА утверждена на данном предприятии, то в «шапке» документа приводятся реквизиты приказа об ее установлении. Количество экземпляров акта должно соответствовать числу заинтересованных сторон.

В ДА не дается оценка стоимости, не приводятся сметы и калькуляции, стоимость оборудования. Все финансовые расчеты делаются позже на основании технических выводов, изложенных в документе.

Требования к составу проверяющей комиссии

Экспертную комиссию для проведения дефектовки назначает руководитель организации (владелец актива) своим приказом. В состав комиссии необходимо включить:

  1. Представители организации-владельца актива: технические специалисты, работники, непосредственно использующие обследуемый объект и выявившие дефект, представители бухгалтерии и администрации (владельца), сотрудники ОТК и другие сотрудники при необходимости.
  2. Представители заинтересованных сторон: поставщики, покупатели, подрядчики, транспортировщики, изготовители, специалисты ремонтных организаций и иные заинтересованные лица.
  3. Эксперты. Желательно привлечение сторонних, независимых специалистов.

В работе комиссии обязательно привлекается материальное лицо, в чем ведении находится обследуемый объект. Состав комиссии во многом зависит от цели составления ДА и носит индивидуальный характер. Если в дальнейшем предусмотрено выставление претензии, то обязательно участие представителей ответчиков. Если решается вопрос о технической поломке, то часто достаточно привлечение специалистов своей организации (без постороннего участия).

Отсутствие представителей заинтересованной стороны может привести к признанию результатов работы комиссии недействительными.

Применение унифицированной формы ОС-16

Любое предприятие имеет право самостоятельно устанавливать форму ДА. Для облегчения этой задачи Госкомстат РФ своим Постановлением от 21.01.2003 №7 предложил унифицированную форму (Акт о выявленных дефектах оборудования — форма № ОС-16). Она подходит для дефектовки в процессе приемки, установки, пуска и испытаний нового оборудования, но может использоваться и в других случаях обследования объектов.

Форма ОС-16 представляет собой двухсторонний бланк. На лицевой стороне заполняются следующие пункты:

  1. Сведения о владельце обследуемого объекта (код ОКПО) с указанием структурного подразделения.
  2. Местонахождение объекта ( адрес организации, подразделения).
  3. Номер и дата данного акта и документов, относящихся к обследуемому объекту.
  4. Наименование сторон, участвовавших в поставке объекта: производитель (страна-производитель), поставщик (продавец), грузоотправитель и транспортная организация (перевозчик), монтажная организация (наладчик) с указанием кодов ОКПО.
  5. Стадия, на которой производится обследование (приемка, наладка, испытание, установка и т.д.).
  6. Перечень выявленных дефектов в виде таблицы с указанием сведений об оборудовании и технической документации на него (в т.ч. дата изготовления, паспортные данные, марка и т.д.).

На обратной стороне акта размещаются выводы комиссии и рекомендации по мерам, которые необходимо принять для устранения дефектов. Заключение должны подписать все члены комиссии.

Образец заполнения дефектного акта

В зависимости от назначения ДА и стадии эксплуатации объекта могут использоваться различные формы документа. Можно выделить 2 характерные разновидности:

  • Дефектный акт на списание. Правила его оформления не отличаются от стандартных. Руководитель назначает комиссию. В ее состав следует включить технического специалиста (сотрудника ОТК), материальное лица, в подотчетности которого находится объект, главного бухгалтера. При необходимости привлекается представитель поставщика или наладчика. Председатель комиссии назначается приказом. Им может быть сам руководитель организации или иное лицо. В тексте акта должны быть приведены полные сведения об обследуемом объекте, в т.ч. дата изготовления и ввода в эксплуатацию. В заключительной части обязательно указываются причины невозможности восстановления и делается вывод о необходимости списания объекта. Акт на списание составляется на каждый объект отдельно. Образец этого ДА можно скачать здесь.
  • Дефектный акт на текущий ремонт. По своей структуре он не отличается от иных подобных документов. Важно в перечне подробно описать выявленные дефекты и возможные методы устранения (ремонт самой детали, замена новой и т.д.). В заключении даются рекомендации о проведении ремонтно-восстановительных работ. В работе комиссии следует привлечь представителей ремонтных и наладочных организаций, с которыми планируется заключить соглашение. Они подтвердят возможность проведения ремонта.

Организация сама определяет форму ДА. Важно учитывать, что недостаточно обоснованная дефектация объекта может вызвать споры, способные вызвать финансовые последствия. При составлении документа необходимо использовать четкие формулировки, не допускающие двусмысленного толкования. Не допускаются исправления. Отсутствие единого мнения членов комиссии о состоянии объекта требует подключения независимых экспертов, мнение которых поможет установить истину.

Дефектный акт – это важный и необходимый документ, без которого нельзя списать материальные ценности или затраты на ремонт. Он может составляться в произвольной форме, а состав экспертной комиссии определяет руководитель организации-собственника обследуемого объекта, но следует помнить, что неточности и недостаточное обоснование выводов может привести к признанию результатов обследования недействительными. Для законного списания необходимо правильное оформление документа.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

Adblock
detector