Апостиль документов — что это такое, как его получить и сколько это стоит

Апостиль документов может понадобиться в самых разных ситуациях: учеба за границей, лечение в другой стране, эмиграция, открытие международного бизнеса. В каждом случае в иностранном государстве у вас попросят документы, оформленные и удостоверенные определенным образом. Разберемся, что такое апостиль, когда и где он нужен, в каких странах действует, а в каких нет и что делать, чтобы его получить.

Определение и назначение апостиля

Апостиль – унифицированная международная форма указания сведений о законности документа. Он проставляется на документы, которые нужно предъявлять на территории стран, признающих этот вид легализации. Введен в применение с 1961 года на Гаагской конвенции. На Россию она распространяется с 31 мая 1992 г.

Как выглядит и какие сведения содержит

Конвенцией установлено, что апостиль делается в форме квадрата, каждая сторона которого должна быть не менее 9 см в длину. Он составляется подобно образцу, утвержденному Конвенцией.

Согласно регламенту, текст обязательно должен содержать:

1. Название страны, в которой совершилось удостоверение.
2. Дата совершения действия (удостоверения).
3. Название муниципального образования/города, в котором произошло удостоверение.
4. Наименование органа, который поставил апостиль.
5. Фамилия уполномоченного лица, проставившего апостиль на документ.
6. Должность уполномоченного лица.
7. Официальное название органа, который скрепил печатью документ перед удостоверением.
8. Порядковый номер.
9. Подпись уполномоченного лица.
10. Печать/штамп учреждения.

На каком языке составляется

Текст составляется на каком-либо из двух языков, признанных конвенцией: английском или французском, или на государственном языке страны, поставившей апостиль. В практике чаще всего встречается вариант использования одного из двух официальных языков и местного государственного сразу.

Заголовок оформляется всегда строго на французском языке.

Госпошлина за апостиль

Госпошлина составляет 2500 руб. за каждый документ. Ее размер устанавливается НК РФ. Сведения содержатся в статье 333.33, пункте 1, подпункте 48.

При этом уполномоченный орган вправе взывать дополнительную плату, к примеру, за срочность.

Где апостиль не требуется

Апостилирование документов не нужно для стран-участниц Минской конвенции 1993 г. Она отменила дополнительную легализацию документов в двенадцати странах:

• Российская Федерация;
• Украина;
• Беларусь;
• Грузия;
• Казахстан;
• Армения;
• Азербайджан;
• Молдова;
• Киргизия;
• Узбекистан;
• Таджикистан;
• Туркменистан.

В этих странах достаточно удостоверить перевод документа у местного нотариуса.

Органы, проставляющие апостиль

В зависимости от документа, нуждающегося в апостилировании, в России право на его проставление есть у следующих госорганов:

• Минюст и его территориальные филиалы;
• Министерство обороны;
• Федеральный архив и его уполномоченные органы в субъектах РФ;
• Министерство образования и его региональные филиалы;
• Органы ЗАГС;
• Генеральная прокуратура и МВД.

На какие док-ты проставляется

Апостилированию подлежат:

• документы об образовании – это могут быть дипломы, аттестаты и различные справки, личные дела студентов;
• справки об отсутствии или наличии судимости;
• документы, оформленные у нотариуса – согласия, договоры, завещания, доверенности, заявления и т.п.;
• справки и/или свидетельства из ЗАГСа;
• медицинские справки;
• учредительные документы юридических лиц;
• справки с работы;
• справки и выписки из банка;
• нотариальные копии различных документов, в том числе паспортов.

Документы ЗАГСа

Апостиль на документе из ЗАГСа можно поставить при наличии следующего перечня необходимых документов:

• заявление;
• оригинал документа, который будет апостилироваться;
• паспорт (для граждан РФ, проживающих на территории РФ) или другой документ, удостоверяющий личность заявителя;
• оплата госпошлины.

[attention type=yellow]Подать заявление может любой человек, для этого не нужна ни обычная, ни нотариальная доверенность. А вот забрать документ сможет лишь его владелец либо его представитель с нотариальной доверенностью от заявителя.[/attention]

Документы об образовании

Апостиль на документе об образовании можно поставить при наличии следующего перечня документов:

• заявление (нужно только при личной подаче);
• документ о смене имени (при наличии), подойдет нотариальная копия этого документа либо копия с предъявлением оригинала;
• паспорт (для граждан РФ, проживающих на территории РФ), также подойдет его нотариальная копия либо копия с предъявлением оригинала;
• оригинал документа, который будет апостилироваться;
• оплата госпошлины (квитанцию предоставлять не требуется);
• если подача будет происходить через представителя — удостоверение личности представителя и нотариальная доверенность.

Срок рассмотрения заявления – до 5 рабочих дней (выходные не считаются). В отдельно взятых случаях, при необходимости дополнительной проверки, этот срок может увеличиться еще вплоть до 45 рабочих дней.

Справка о наличии или отсутствии судимости

Апостиль на справке об отсутствии судимости в МВД можно поставить при наличии следующего перечня документов:

• заявление;
• оригинал документа, подлежащего апостилированию плюс его копия;
• паспорт (для граждан РФ, проживающих на территории РФ) или другой документ, удостоверяющий личность заявителя;
• оплата госпошлины (квитанцию предоставлять не требуется);
• в случае подачи через представителя — удостоверение личности представителя и нотариальная доверенность.

Срок рассмотрения заявления – до 5 рабочих дней (выходные не считаются). В отдельно взятых случаях этот срок может увеличиться еще вплоть до 30 рабочих дней.

Архивные справки, архивные выписки или копии

Для того, чтобы проставить апостиль на архивном документе, понадобится:

• заявление;
• документы, подлежащего апостилированию (все надписи, подписи и оттиски печатей должны быть четко проставлены и хорошо читаемы);
• оригинал паспорта заявителя при личном обращении (для граждан РФ, проживающих на территории РФ) или другой документ, удостоверяющий личность; если запрос будет отправляться по почте – копия документа;
• оплата госпошлины (квитанцию предоставлять не требуется);
• если подача будет происходить через представителя — удостоверение личности представителя и нотариальная доверенность.

Срок рассмотрения заявления – до 5 рабочих дней (выходные не считаются). Иногда для дополнительной проверки этот срок может увеличиться еще вплоть до 30 рабочих дней.

Другие документы или нотариально заверенные копии

Для того, чтобы удостоверить с помощью апостиля каких-либо других документов или различных нотариальных, понадобится:

• письменный запрос;
• документ, подлежащий удостоверению – оригинал либо копия, заверенная нотариусом;
• оригинал паспорта заявителя при личном обращении (для граждан РФ, проживающих на территории РФ) или другой документ, удостоверяющий личность;
• оплата госпошлины (квитанцию предоставлять не требуется);
• в случае подачи через представителя — удостоверение личности представителя и нотариальная доверенность.

Срок рассмотрения заявления – до 3 рабочих дней. В отдельных случаях этот срок может увеличиться еще вплоть до 30 рабочих дней.

Особенности проставления апостиля

Отказы

Существует ряд причин для отказа в проставлении апостиля:

1. Непредставление исчерпывающего перечня документов в соответствии с регламентом, установленным органом обращение. Если документ представлен, но не соответствует требованиям – это приравнивается к его непредставлению.
2. Документ был запрошен для страны, в которой апостиль не имеет силы.
3. Неверный орган обращения.
4. На документе отсутствует необходимая подписи должностного лица или оттиск печати, либо они разнятся с действующими записями актов гражданского состояния;
5. Документ содержит механические исправление – дописки, подчистки, исправления, которые не были оговорены, имеет нечитаемые элементы подписи должностного лица или печати.

Взаимное признание документов

В ряде стран, с которыми Россия заключила договоры, требуется только нотариальный перевод документа на государственный язык страны, в которую он предоставляется. Это означает, что дополнительной легализации или апостилирования ему не нужно. Обязательный критерий – документ должен быть оформлен в надлежащем виде.

Страны, с которыми у России действует взаимное признание документов:

• Австрия
• Венесуэла
• Австралия
• Барбадос
• Азербайджан
• Белоруссия
• Андорра
• Нидерландские Антильские острова
• Аруба
• Армения
• Багамы
• Аргентина
• Бермуды
• Белиз
• Американское Самоа
• Болгария
• Ботсвана
• Грузия
• Британская антарктическая территория
• Американские Виргинские острова
• Бруней
• Антигуа и Барбуда
• Великобритания
• Бельгия
• Маршалловы Острова
• Британские Виргинские острова
• Вануату
• Босния и Герцеговина
• Венгрия
• Гваделупа
• Французская Гвиана
• Германия
• Ирландия
• Гондурас
• Джерси
• Гернси
• Италия
• Доминика
• Гренада
• Албания
• Гибралтар
• Гуам
• Дания
• Доминиканская Республика
• Израиль
• Индия
• Латвия
• Кипр
• Греция
• Испания
• Малави
• Кабо-Верде
• Казахстан
• Исландия
• КНР
• Каймановы острова
• Макао
• Гонконг
• Колумбия
• Мальта
• Республика Корея
• Острова Кука
• Лихтенштейн
• Сент-Винсент и Гренадины
• Лесото
• Либерия
• Майотта
• Люксембург
• Маврикий
• Сен-Пьер и Микелон
• Швейцария
• Македония
• Мексика
• Новая Каледония
• Монтсеррат
• Литва
• Северные Марианские острова
• Молдавия
• Нидерланды
• Монако
• Остров Мэн
• Намибия
• Ниуэ
• Норвегия
• Россия
• Панама
• Сан-Марино
• Перу
• Монголия
• Польша
• Новая Зеландия
• Сейшельские Острова
• Пуэрто-Рико
• Реюньон
• Сент-Люсия
• Румыния
• Сальвадор
• Португалия
• Сан-Томе и Принсипи
• Япония
• США
• Самоа
• Свазиленд
• Фиджи
• Словакия
• Словения
• Сербия
• Суринам
• Тёркс и Кайкос
• Тонга
• Тринидад и Тобаго
• Турция
• Украина
• Уоллис и Футуна
• Остров Святой Елены
• Фолклендские острова
• Сент-Китс и Невис
• Финляндия
• Эквадор
• Франция
• Хорватия
• Черногория
• Чехия
• Швеция
• Французская Полинезия
• Эстония
• ЮАР

Консульская легализация документов vs апостиль

Консульская легализация действует для тех стран, где не признается апостиль. Она выступает его аналогом, но это более сложная и долгая процедура.

Легализация состоит из четырех последовательных ступеней заверения.

1. Проставление удостоверения у нотариуса вместе с переводом документа, в присутствии переводчика с документом, удостоверяющим личность и квалификацию переводчика.
2. Дальше этот документ удостоверяется в Минюсте.
3. Потом документ из Минюста заверяется в Консульском департаменте МИД.
4. Затем он передается в консульство страны, для которой проходил легализацию, и удостоверяется там.

Страны, не признающие апостилирование

Список стран, не признающих апостиль и требующих консульскую легализацию:

• Абхазия
• Ангола
• Бангладеш
• Габон
• Бенин
• Бутан
• Ватикан
• Джибути
• Египет
• Восточный Тимор (Тимор-Лесте)
• Афганистан
• Замбия
• Гвинея
• Гаити
• Алжир
• Гана
• Зимбабве
• Индонезия
• Буркина-Фасо
• Гамбия
• Иордания
• Ирак
• Кот-д’Ивуар
• Гайана
• Иран
• Йемен
• Камбоджа
• Гвинея-Биссау
• Канада
• Мали
• Кирибати
• Мавритания
• Конго
• Куба
• Мадагаскар
• Кувейт
• Лаос
• Китай (кроме Гонконга и Макао)
• Ливан
• Катар
• Кения
• Науру
• Мальдивы
• Мозамбик
• Палестина
• Коморские Острова
• Мьянма
• Сирия
• Нигер
• Непал
• Микронезия
• Нигерия
• Палау
• Руанда
• Сенегал
• Шри-Ланка
• Сингапур
• Туркменистан
• Эфиопия
• Соломоновы острова
• Сомали
• Таиланд
• Ямайка
• Тайвань
• Папуа-Новая Гвинея
• Тувалу
• Уганда
• Центральноафриканская Республика
• Чад
• Эритрея
• Сьерра-Леоне
• Южная Осетия
• Того
• Экваториальная Гвинея
• Танзания
• Южный Судан

Оригинал или копию – что заверять?

Перед заверением документов всегда нужно уточнять в той организации, для которой требуется апостилированный документ, оригинал им нужен или копия. В одной и той же стране и городе, но в разных организациях могут быть разные требования к нужным документам. От их ответа следует исходить изначально.

В России существуют документы, на оригиналы которых поставить апостиль не получится: общегражданский паспорт, заграничный паспорт, водительские права, военный билет, трудовая книжка, пенсионная книжка, паспорт моряка и т.п. Если требуется апостиль одного из этих документов – следует ставить его на нотариально заверенную копию.

В ряде случаев нужно сделать апостилирование документов, не имеющих единого государственного образца – справка с работы, из банка, личное дело студента и т.п. Эти документы можно апостилировать только после того, как с них снята нотариальная копия. Она и подлежит удостоверению.

Если требуется заверить документ, но орган, к которому он относится, не имеет права на проставление апостиля, то в этом случае тоже нужно делать нотариальную копию и заверять ее. К таким документам относятся, к примеру: учредительные документы юрлиц, медицинские справки, свидетельства о праве собственности, справки о крещении.

Апостиль существенно упрощает бумажную волокиту и сокращает время оформления документов. Зная, что нужно сделать для его получения, процесс не составит труда.