Апостиль документов — что это такое, как его получить и сколько это стоит
Апостиль документов может понадобиться в самых разных ситуациях: учеба за границей, лечение в другой стране, эмиграция, открытие международного бизнеса. В каждом случае в иностранном государстве у вас попросят документы, оформленные и удостоверенные определенным образом. Разберемся, что такое апостиль, когда и где он нужен, в каких странах действует, а в каких нет и что делать, чтобы его получить.
Определение и назначение апостиля
Апостиль – унифицированная международная форма указания сведений о законности документа. Он проставляется на документы, которые нужно предъявлять на территории стран, признающих этот вид легализации. Введен в применение с 1961 года на Гаагской конвенции. На Россию она распространяется с 31 мая 1992 г.
Как выглядит и какие сведения содержит
Конвенцией установлено, что апостиль делается в форме квадрата, каждая сторона которого должна быть не менее 9 см в длину. Он составляется подобно образцу, утвержденному Конвенцией.
Согласно регламенту, текст обязательно должен содержать:
- Название страны, в которой совершилось удостоверение.
- Дата совершения действия (удостоверения).
- Название муниципального образования/города, в котором произошло удостоверение.
- Наименование органа, который поставил апостиль.
- Фамилия уполномоченного лица, проставившего апостиль на документ.
- Должность уполномоченного лица.
- Официальное название органа, который скрепил печатью документ перед удостоверением.
- Порядковый номер.
- Подпись уполномоченного лица.
- Печать/штамп учреждения.
На каком языке составляется
Текст составляется на каком-либо из двух языков, признанных конвенцией: английском или французском, или на государственном языке страны, поставившей апостиль. В практике чаще всего встречается вариант использования одного из двух официальных языков и местного государственного сразу.
Заголовок оформляется всегда строго на французском языке.
Госпошлина за апостиль
Госпошлина составляет 2500 руб. за каждый документ. Ее размер устанавливается НК РФ. Сведения содержатся в статье 333.33, пункте 1, подпункте 48.
При этом уполномоченный орган вправе взывать дополнительную плату, к примеру, за срочность.
Где апостиль не требуется
Апостилирование документов не нужно для стран-участниц Минской конвенции 1993 г. Она отменила дополнительную легализацию документов в двенадцати странах:
- Российская Федерация;
- Украина;
- Беларусь;
- Грузия;
- Казахстан;
- Армения;
- Азербайджан;
- Молдова;
- Киргизия;
- Узбекистан;
- Таджикистан;
- Туркменистан.
В этих странах достаточно удостоверить перевод документа у местного нотариуса.
Органы, проставляющие апостиль
В зависимости от документа, нуждающегося в апостилировании, в России право на его проставление есть у следующих госорганов:
- Минюст и его территориальные филиалы;
- Министерство обороны;
- Федеральный архив и его уполномоченные органы в субъектах РФ;
- Министерство образования и его региональные филиалы;
- Органы ЗАГС;
- Генеральная прокуратура и МВД.
На какие док-ты проставляется
Апостилированию подлежат:
- документы об образовании – это могут быть дипломы, аттестаты и различные справки, личные дела студентов;
- справки об отсутствии или наличии судимости;
- документы, оформленные у нотариуса – согласия, договоры, завещания, доверенности, заявления и т.п.;
- справки и/или свидетельства из ЗАГСа;
- медицинские справки;
- учредительные документы юридических лиц;
- справки с работы;
- справки и выписки из банка;
- нотариальные копии различных документов, в том числе паспортов.
Документы ЗАГСа
Апостиль на документе из ЗАГСа можно поставить при наличии следующего перечня необходимых документов:
- заявление;
- оригинал документа, который будет апостилироваться;
- паспорт (для граждан РФ, проживающих на территории РФ) или другой документ, удостоверяющий личность заявителя;
- оплата госпошлины.
Документы об образовании
Апостиль на документе об образовании можно поставить при наличии следующего перечня документов:
- заявление (нужно только при личной подаче);
- документ о смене имени (при наличии), подойдет нотариальная копия этого документа либо копия с предъявлением оригинала;
- паспорт (для граждан РФ, проживающих на территории РФ), также подойдет его нотариальная копия либо копия с предъявлением оригинала;
- оригинал документа, который будет апостилироваться;
- оплата госпошлины (квитанцию предоставлять не требуется);
- если подача будет происходить через представителя — удостоверение личности представителя и нотариальная доверенность.
Срок рассмотрения заявления – до 5 рабочих дней (выходные не считаются). В отдельно взятых случаях, при необходимости дополнительной проверки, этот срок может увеличиться еще вплоть до 45 рабочих дней.
Справка о наличии или отсутствии судимости
Апостиль на справке об отсутствии судимости в МВД можно поставить при наличии следующего перечня документов:
- заявление;
- оригинал документа, подлежащего апостилированию плюс его копия;
- паспорт (для граждан РФ, проживающих на территории РФ) или другой документ, удостоверяющий личность заявителя;
- оплата госпошлины (квитанцию предоставлять не требуется);
- в случае подачи через представителя — удостоверение личности представителя и нотариальная доверенность.
Срок рассмотрения заявления – до 5 рабочих дней (выходные не считаются). В отдельно взятых случаях этот срок может увеличиться еще вплоть до 30 рабочих дней.
Архивные справки, архивные выписки или копии
Для того, чтобы проставить апостиль на архивном документе, понадобится:
- заявление;
- документы, подлежащего апостилированию (все надписи, подписи и оттиски печатей должны быть четко проставлены и хорошо читаемы);
- оригинал паспорта заявителя при личном обращении (для граждан РФ, проживающих на территории РФ) или другой документ, удостоверяющий личность; если запрос будет отправляться по почте – копия документа;
- оплата госпошлины (квитанцию предоставлять не требуется);
- если подача будет происходить через представителя — удостоверение личности представителя и нотариальная доверенность.
Срок рассмотрения заявления – до 5 рабочих дней (выходные не считаются). Иногда для дополнительной проверки этот срок может увеличиться еще вплоть до 30 рабочих дней.
Другие документы или нотариально заверенные копии
Для того, чтобы удостоверить с помощью апостиля каких-либо других документов или различных нотариальных, понадобится:
- письменный запрос;
- документ, подлежащий удостоверению – оригинал либо копия, заверенная нотариусом;
- оригинал паспорта заявителя при личном обращении (для граждан РФ, проживающих на территории РФ) или другой документ, удостоверяющий личность;
- оплата госпошлины (квитанцию предоставлять не требуется);
- в случае подачи через представителя — удостоверение личности представителя и нотариальная доверенность.
Срок рассмотрения заявления – до 3 рабочих дней. В отдельных случаях этот срок может увеличиться еще вплоть до 30 рабочих дней.
Особенности проставления апостиля
Отказы
Существует ряд причин для отказа в проставлении апостиля:
- Непредставление исчерпывающего перечня документов в соответствии с регламентом, установленным органом обращение. Если документ представлен, но не соответствует требованиям – это приравнивается к его непредставлению.
- Документ был запрошен для страны, в которой апостиль не имеет силы.
- Неверный орган обращения.
- На документе отсутствует необходимая подписи должностного лица или оттиск печати, либо они разнятся с действующими записями актов гражданского состояния;
- Документ содержит механические исправление – дописки, подчистки, исправления, которые не были оговорены, имеет нечитаемые элементы подписи должностного лица или печати.
Взаимное признание документов
В ряде стран, с которыми Россия заключила договоры, требуется только нотариальный перевод документа на государственный язык страны, в которую он предоставляется. Это означает, что дополнительной легализации или апостилирования ему не нужно. Обязательный критерий – документ должен быть оформлен в надлежащем виде.
Страны, с которыми у России действует взаимное признание документов:
- Австрия
- Венесуэла
- Австралия
- Барбадос
- Азербайджан
- Белоруссия
- Андорра
- Нидерландские Антильские острова
- Аруба
- Армения
- Багамы
- Аргентина
- Бермуды
- Белиз
- Американское Самоа
- Болгария
- Ботсвана
- Грузия
- Британская антарктическая территория
- Американские Виргинские острова
- Бруней
- Антигуа и Барбуда
- Великобритания
- Бельгия
- Маршалловы Острова
- Британские Виргинские острова
- Вануату
- Босния и Герцеговина
- Венгрия
- Гваделупа
- Французская Гвиана
- Германия
- Ирландия
- Гондурас
- Джерси
- Гернси
- Италия
- Доминика
- Гренада
- Албания
- Гибралтар
- Гуам
- Дания
- Доминиканская Республика
- Израиль
- Индия
- Латвия
- Кипр
- Греция
- Испания
- Малави
- Кабо-Верде
- Казахстан
- Исландия
- КНР
- Каймановы острова
- Макао
- Гонконг
- Колумбия
- Мальта
- Республика Корея
- Острова Кука
- Лихтенштейн
- Сент-Винсент и Гренадины
- Лесото
- Либерия
- Майотта
- Люксембург
- Маврикий
- Сен-Пьер и Микелон
- Швейцария
- Македония
- Мексика
- Новая Каледония
- Монтсеррат
- Литва
- Северные Марианские острова
- Молдавия
- Нидерланды
- Монако
- Остров Мэн
- Намибия
- Ниуэ
- Норвегия
- Россия
- Панама
- Сан-Марино
- Перу
- Монголия
- Польша
- Новая Зеландия
- Сейшельские Острова
- Пуэрто-Рико
- Реюньон
- Сент-Люсия
- Румыния
- Сальвадор
- Португалия
- Сан-Томе и Принсипи
- Япония
- США
- Самоа
- Свазиленд
- Фиджи
- Словакия
- Словения
- Сербия
- Суринам
- Тёркс и Кайкос
- Тонга
- Тринидад и Тобаго
- Турция
- Украина
- Уоллис и Футуна
- Остров Святой Елены
- Фолклендские острова
- Сент-Китс и Невис
- Финляндия
- Эквадор
- Франция
- Хорватия
- Черногория
- Чехия
- Швеция
- Французская Полинезия
- Эстония
- ЮАР
Консульская легализация документов vs апостиль
Консульская легализация действует для тех стран, где не признается апостиль. Она выступает его аналогом, но это более сложная и долгая процедура.
Легализация состоит из четырех последовательных ступеней заверения.
- Проставление удостоверения у нотариуса вместе с переводом документа, в присутствии переводчика с документом, удостоверяющим личность и квалификацию переводчика.
- Дальше этот документ удостоверяется в Минюсте.
- Потом документ из Минюста заверяется в Консульском департаменте МИД.
- Затем он передается в консульство страны, для которой проходил легализацию, и удостоверяется там.
Страны, не признающие апостилирование
Список стран, не признающих апостиль и требующих консульскую легализацию:
- Абхазия
- Ангола
- Бангладеш
- Габон
- Бенин
- Бутан
- Ватикан
- Джибути
- Египет
- Восточный Тимор (Тимор-Лесте)
- Афганистан
- Замбия
- Гвинея
- Гаити
- Алжир
- Гана
- Зимбабве
- Индонезия
- Буркина-Фасо
- Гамбия
- Иордания
- Ирак
- Кот-д’Ивуар
- Гайана
- Иран
- Йемен
- Камбоджа
- Гвинея-Биссау
- Канада
- Мали
- Кирибати
- Мавритания
- Конго
- Куба
- Мадагаскар
- Кувейт
- Лаос
- Китай (кроме Гонконга и Макао)
- Ливан
- Катар
- Кения
- Науру
- Мальдивы
- Мозамбик
- Палестина
- Коморские Острова
- Мьянма
- Сирия
- Нигер
- Непал
- Микронезия
- Нигерия
- Палау
- Руанда
- Сенегал
- Шри-Ланка
- Сингапур
- Туркменистан
- Эфиопия
- Соломоновы острова
- Сомали
- Таиланд
- Ямайка
- Тайвань
- Папуа-Новая Гвинея
- Тувалу
- Уганда
- Центральноафриканская Республика
- Чад
- Эритрея
- Сьерра-Леоне
- Южная Осетия
- Того
- Экваториальная Гвинея
- Танзания
- Южный Судан
Оригинал или копию – что заверять?
Перед заверением документов всегда нужно уточнять в той организации, для которой требуется апостилированный документ, оригинал им нужен или копия. В одной и той же стране и городе, но в разных организациях могут быть разные требования к нужным документам. От их ответа следует исходить изначально.
В России существуют документы, на оригиналы которых поставить апостиль не получится: общегражданский паспорт, заграничный паспорт, водительские права, военный билет, трудовая книжка, пенсионная книжка, паспорт моряка и т.п. Если требуется апостиль одного из этих документов – следует ставить его на нотариально заверенную копию.
В ряде случаев нужно сделать апостилирование документов, не имеющих единого государственного образца – справка с работы, из банка, личное дело студента и т.п. Эти документы можно апостилировать только после того, как с них снята нотариальная копия. Она и подлежит удостоверению.
Если требуется заверить документ, но орган, к которому он относится, не имеет права на проставление апостиля, то в этом случае тоже нужно делать нотариальную копию и заверять ее. К таким документам относятся, к примеру: учредительные документы юрлиц, медицинские справки, свидетельства о праве собственности, справки о крещении.
Апостиль существенно упрощает бумажную волокиту и сокращает время оформления документов. Зная, что нужно сделать для его получения, процесс не составит труда.